افرادی که در حوزه واردات و صادرات کالا فعالیت می‌کنند با اصطلاح پرکاربرد پروفرما آشنا هستند. در واقع واردکننده کالا برای انجام مراحل اولیه واردات، نیاز به یک سند قانونی دارد که در آن نوع کالا، تعداد، قیمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل و… نوشته شده باشد. این سند همان پروفرما یا پیش فاکتور است. در ادامه این مقاله از آرنا تجارت فردا شما را با نحوه صدور این سند آشنا خواهیم کرد.
در فرایند واردات و صادرات، اسناد متعددی برای تسهیل، ثبت، و کنترل معاملات بین‌المللی ردوبدل می‌شوند. یکی از مهم‌ترین این اسناد، پروفرما اینویس Proforma Invoice یا به زبان ساده‌تر پیش‌فاکتور است. این سند به‌عنوان اولین مرحله رسمی در یک معامله خارجی نقش کلیدی ایفا می‌کند و پایه و اساس بسیاری از تصمیم‌گیری‌ها، مجوزها و قراردادهای بعدی را تشکیل می‌دهد.
پروفرما یا پیش‌فاکتور، سندی است که توسط فروشنده صادر می‌شود و در آن جزئیات پیشنهاد فروش کالا یا خدمات برای خریدار مشخص شده است. این سند جنبه رسمی دارد، اما هنوز به معنای قرارداد نهایی یا فاکتور قطعی نیست؛ بلکه نوعی اعلام آمادگی فروشنده برای فروش کالا با شرایط مشخص‌شده است. پیش‌فاکتور اغلب زمانی صادر می‌شود که خریدار درخواست اطلاعات دقیق‌تری در مورد کالا، قیمت، شرایط حمل و پرداخت داشته باشد.
پروفرما نقش‌های متعددی در تجارت بین‌المللی دارد که از جمله مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
اطلاع‌رسانی دقیق به خریدار: پیش‌فاکتور به خریدار این امکان را می‌دهد که جزئیات کامل کالا یا خدمات را بررسی کند و برای ادامه فرایند تصمیم‌گیری کند.
درخواست گشایش اعتبار اسنادی (LC): بانک‌ها برای گشایش اعتبار اسنادی نیاز به سندی رسمی دارند که نشان‌دهنده توافق اولیه میان خریدار و فروشنده باشد. پروفرما این نقش را ایفا می‌کند.
اخذ مجوز واردات یا صادرات: در بسیاری از کشورها، برای دریافت مجوزهای قانونی گمرکی و وارداتی، ارائه پروفرما ضروری است.
برآورد هزینه‌ها: خریدار با در اختیار داشتن پیش‌فاکتور می‌تواند تخمین دقیقی از هزینه نهایی واردات شامل هزینه کالا، حمل‌ونقل، بیمه، گمرک و مالیات به دست آورد.
معمولاً پروفرما یا پیش فاکتورها دارای فرم واحدی نیستند و همواره بر اساس نیاز طرفین معامله اطلاعات مورد نیاز از کالا در یک سند جمع‌آوری می‌شوند. اما به‌طورکلی مواردی که در پیش‌فاکتور ثبت می‌شوند باید شامل اطلاعات دقیق و رسمی زیر باشد:
این اطلاعات نه‌تنها برای خریدار مهم است، بلکه در مراحل قانونی، بانکی و گمرکی نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.
باتوجه‌به اینکه پروفرما اولین سند معامله بین‌المللی محسوب می‌شود و در مراحل مختلف واردات از جمله ثبت سفارش، ترخیص کالا، گشایش اعتبار اسنادی و… مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ بنابراین بهتر است در هنگام صدور آن نکات زیر را مدنظر داشته باشید:
پروفرما یا پیش فاکتور سندی کلیدی در آغاز فرایند واردات و صادرات است که علاوه بر تعیین چهارچوب اولیه معامله، پایه‌ای برای فعالیت‌های بعدی نظیر گشایش اعتبار اسنادی، اخذ مجوزها و برآورد هزینه‌ها فراهم می‌کند. اگرچه این سند به‌تنهایی الزام‌آور نیست، اما دقت در تهیه، بررسی و ثبت آن، نقش مهمی در جلوگیری از اختلافات آینده و تسهیل جریان تجارت بین‌المللی دارد. آشنایی کامل با اصول صدور و تحلیل محتوای پروفرما برای هر تاجر یا واردکننده‌ای ضروری است. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید با کارشناسان شرکت آرنا تجارت فردا تماس بگیرید.
